Datenschutz in der Turn- und Sportgemeinde 1883 Lollar e.V. (TSG)
A) Ein persönliches Vorwort als Zusammenfassung
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns in der TSG selbstverständlich und war es auch schon vor Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung – DSGVO. Ebenso selbstverständlich war es für alle Funktionsträger der TSG, also Mitglieder des Vorstandes und alle Übungsleiter-innen, mit Informationen über Sie und mit den Kenntnissen Ihrer Daten vertraulich umzugehen. Aktuell haben sie sich auch alle schriftlich dazu verpflichtet und, soweit sie Mitgliedsdaten verarbeiten, dabei auch die Regeln der DSGVO zu beachten.
Personenbezogene Daten erhält die TSG vor allem über Ihren Mitgliedsantrag. Die darin enthaltenen Angaben können von den Übungsleiter-innen, die ihn in Empfang nehmen, eingesehen werden, werden von diesen allerdings nicht aufbewahrt. Ihre Daten aus dem Mitgliedsantrag werden von der Mitgliedsverwaltung beim Vorstand elektronisch aufgenommen und auf einem passwortgeschützten privaten Rechner in einem speziellen Verwaltungsprogramm gespeichert. Dieses dient vor allem der Beitragsermittlung und dem elektronischen (online) Beitragseinzug, aber auch vereinsinternen Statistiken und solchen, die als reine Zahlenwerke an Sportverbände gehen. Auch die Sicherung dieser Daten geschieht auf einem lokal vorliegenden, verschlossen aufbewahrten Datenträger.
Besonderen Schutz genießen sensible Daten unserer Koronarsportgruppe, die zwischen Ärzten, TSG und dem zuständigen Verband ausgetauscht werden, damit deren Mitglieder und die TSG Zuschüsse erhalten können.
Funktionsträger der TSG, insbesondere Übungsleiter/Trainer, erhalten auf ihre Gruppen bezogene Teile Ihrer Mitgliedsdaten, damit sie ihren Sportbetrieb organisieren und den Mitgliedsstatus ihrer Teilnehmer kontrollieren können. Dazu gehören nicht die Bankdaten! Diese Funktionsträger können weitere Daten zu Ihnen halten, also z.B. Wettkampfergebnisse oder den Stand der Schiedsrichterausbildungen. Solche Daten werden wiederum nicht zentral zusammen mit Ihren anderen Daten gespeichert.
B) Und nun zu den einzelnen Angaben, die uns von der DSGVO vorgegeben werden.
- Wer ist für die Datenverarbeitung zuständig und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist der geschäftsführende Vorstand:
Turn- und Sportgemeinde 1883 Lollar e.V.
Kirchstr. 28 oder Postfach 1141
35457 Lollar
E-Mail: post@ [und hinter dem @] tsg-lollar.de
Mit Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
TSG 1883 Lollar
Datenschutzbeauftragter
Postfach 1141
35457 Lollar
06406 5559
E-Mail: post@ [und hinter dem @] tsg-lollar.de
- Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wie oben beschrieben, nutzen wir zentral beim Vorstand Daten, die wir Ihrem Mitgliedsantrag entnehmen. Hinzu kommen dezentral bei Trainern bzw. Übungs- und Abteilungsleitern Ergebnisse aus Wettkämpfen und Daten zu den durch die Sportverbände vorgeschriebenen Fortbildungen. Im Übrigen bedienen wir uns aus Veröffentlichungen der Presse zu unseren Mitgliedern und veröffentlichen diese ggf. auf unseren Webseiten. Diese Daten werden jedoch ebenfalls nicht zentral gespeichert, ggf. von Trainern/Übungsleitern.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geschlecht, Geburtsdatum, Bankverbindung inkl. Kontoinhaber, Sportabteilung der TSG, geleistete Beitragszahlungen).
- Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3.1 Zur Erfüllung unseres Vereinszwecks (Art. 6, Abs. 1b DSGVO)
Mitgliedsbeiträge bilden die wichtigste finanzielle Grundlage der Vereinsarbeit, also des Sportangebots der TSG für ihre Mitglieder. Nahezu alle Daten aus Ihrem Mitgliedsantrag – ausgenommen Geschlecht und Zustimmung zur Verwendung Ihrer E-Mailadresse gemäß Ziffer 3.2 – dienen diesem Zweck im Rahmen der Mitgliedsverwaltung. Sollten Sie diese Angaben nicht machen, können wir Sie nicht als Mitglied aufnehmen. Auch die Kontaktdaten werden vornehmlich im Zusammenhang mit dem Einzug von Beiträgen genutzt, z.B. im Falle von Problemen bei diesem Einzug.
Kontaktdaten werden außerdem zur Erfüllung unserer sportlichen Aufgaben (Organisation des Sportbetriebs) einschließlich der dazu nötigen Kommunikation mit den Mitgliedern auch dezentral von Funktionsträgern der TSG genutzt. Diese Aufgaben können ohne ein Minimum an personenbezogenen Daten nicht erfüllt werden.
3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DSGVO)
Über das engere Vereinsinteresse und den Vereinszweck nach Ziffer 3.1. hinaus nutzen wir Kontaktdaten, v.a. Ihre E-Mailadresse, für die allgemeine vereinsinterne Kommunikation zwischen Vorstand und Mitgliedern (z.B. Newsletter), soweit Sie diesem nicht widersprochen haben.
Angesichts der großen Mitgliederzahl unseres Vereins einerseits und seiner limitierten Finanzmittel andererseits erscheint uns die Nutzung dieses Kommunikationsmittels gerechtfertigt.
- Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der TSG werden Ihre Daten nur insoweit weitergegeben, vorgehalten und genutzt, soweit dies zur Aufgabenerfüllung der jeweiligen Funktionsträger der TSG nötig ist.
Nach außerhalb der TSG gehen Daten nur, soweit dies auch im Interesse der Mitglieder liegt; dies gilt insbesondere für die Koronarsportgruppe, wie oben erwähnt. Für Berichte über Sportveranstaltungen der TSG bzw. unter Beteiligung von TSG-Mitgliedern in der Presse oder auf elektronischen Medien können Namens- und Altersangaben von Mitgliedern nötig sein.
Die Meldung zur Teilnahme an solchen Veranstaltungen, also die Weitergabe der dafür nötigen perönlichen Daten, bedarf der Zustimmung der sich beteiligenden Mitglieder.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nicht statt.
- Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Solange Sie Mitglied sind, müssen wir Ihre Daten selbstverständlich speichern. Kündigen Sie Ihre Mitgliedschaft, bewahren wir die Daten noch bis zu zwei Jahren auf, um ggf. Unklarheiten bezüglich der Beitragszahlung klären zu können oder um Auskunft über die Beteiligung an Sportveranstaltungen geben zu können.
- Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde“(Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Bitte wenden Sie sich dazu an den unter Ziffer 1 genannten Datenschutzbeauftragten.
- Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Sie müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, den Bestand und die Beendigung einer TSG-Mitgliedschaft erforderlich sind (dies sind alle im Mitgliedsantrag erhobenen) oder zu deren Erhebung wir in Ihrem Interesse verpflichtet sind (Gesundheitsdaten der Koronarsportgruppe), damit Sie am Sportangebot teilnehmen können. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Mitgliedsantrag ablehnen müssen oder eine bestehende Mitgliedschaft bzw. ein bestehendes Angebot nicht mehr aufrechterhalten können und ggf. beenden müssen.
- Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall oder ein Scoring?
Zur Begründung und Verwaltung Ihrer Beziehung zur TSG nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen , werden wir Sie hierüber gesondert informieren , sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Wir verarbeiten keines Ihrer Daten automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).
C) Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO)
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt in der TSG für die Nutzung Ihrer E-Mailadresse im Rahmen der allgemeinen Kommunikation zwischen Vorstand und Ihnen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir diese nicht mehr nutzen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:
TSG 1883 Lollar
Datenschutzbeauftragter
Postfach 1141
35457 Lollar
datenschutz@tsg-lollar.de